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28 > 31 MARS 2019

Déclaration de protection des données - MCI

Dernière mise à jour : 7 mai 2018

MCI Group Holding SA, 9, Rue du Pré-Bouvier, 1242 Satigny, Genève, Suisse, ou l’entité MCI concernée (ci-après « MCI ») est une société spécialisée dans la gestion d’événements et d’associations qui possède des exploitations et des filiales dans plusieurs pays du monde et qui propose des services de gestion d’associations, d’organisation de congrès, de réunions et d’événements aux associations et sociétés clientes (ci-après le « Client »).
Selon l’article 27 du RGPD, MCI Benelux, 280 Boulevard du Souverain, 1160 Bruxelles, Belgique, a été désignée par le groupe MCI en qualité de représentant au sein de l’Union européenne.
MCI a pour préoccupation majeure d’améliorer sans cesse ses services afin de répondre au mieux aux attentes de ses Clients. À cet effet, MCI est habilitée à recueillir certaines informations, dont des données à caractère personnel susceptibles de vous concerner. MCI prend très au sérieux la protection de vos données personnelles dans l’ensemble de ses processus commerciaux. La présente Déclaration de protection des données a pour vocation de vous aider à comprendre les modalités de collecte, de traitement et de sauvegarde des données en conformité avec les exigences légales et les normes de protection des données de MCI.
Il sera très difficile, voire impossible pour MCI dans la plupart des pays, de vous proposer ses services si vous lui refusez la possibilité de traiter vos données. C’est pourquoi, en communiquant vos données personnelles à MCI, vous acceptez d’être juridiquement tenu par et approuvez explicitement la présente Déclaration de protection des données, selon la version en vigueur. Si vous vous y opposez ou ne pouvez conclure un contrat juridiquement valable, MCI ne pourra pas traiter vos données personnelles.

1. Champ d’application de la présente Déclaration de protection des données

La présente Déclaration de protection des données s’applique à l’ensemble des services proposés par MCI.
Elle ne s’applique pas aux services proposés par d’autres personnes physiques ou morales. La présente Déclaration de protection des données ne couvre pas les pratiques en la matière d’autres sociétés et organisations assurant la publicité des services de MCI ou de tiers exploitant un site Internet vers lequel un internaute peut être redirigé à partir du site Internet ou de toute autre ressource numérique de MCI.

2. Données recueillies et méthode de collecte

2.1 Règles générales

MCI collecte des données générales et personnelles vous concernant :

Après réception des données, un profil électronique est élaboré à l’aide d’outils dont MCI a la propriété exclusive, et ce pour chaque personne morale ou physique (le « Profil »).
Le Profil peut notamment contenir les éléments suivants :

2.2 Politique en matière de cookies

Nous utilisons des cookies sur notre site Internet. En continuant à naviguer sur notre site Internet ou en fermant la bannière des cookies, vous acceptez l’utilisation de ces cookies.
Notre politique en matière de cookies explique en quoi consistent les cookies, comment nous les utilisons, comment des tiers avec lesquels nous pouvons être amenés à traiter les utilisent dans le cadre du Service et quels peuvent être vos choix à cet égard, entre autres informations.

Que sont les cookies ?

Les cookies sont des fichiers texte de petite taille envoyés par votre serveur à partir d’un site Internet que vous visitez. Le cookie est stocké dans votre navigateur et permet au Service ou à un tiers de vous reconnaître et de faciliter votre prochaine visite tout en rendant le service plus utile pour vous. Les cookies peuvent être « persistants » ou uniquement liés à une session.

Comment MCI utilise-t-elle les cookies ?

Lorsque vous accédez à notre site Internet, MCI et ses prestataires tiers peuvent collecter des données de nature technique de différentes manières. Nous utilisons des cookies aux fins suivantes :

Nous utilisons à la fois des cookies persistants et des cookies de session dans le cadre du Service ainsi que différents types de cookies pour exploiter le Service :

Nous pouvons utiliser des cookies généraux afin d’authentifier les utilisateurs et de prévenir toute utilisation frauduleuse des comptes d’utilisateurs.

En sus de nos propres cookies, nous pouvons également utiliser divers cookies de tiers afin de générer des statistiques sur l’usage du Service, produire des publicités dans le cadre du Service, etc.

Quel choix avez-vous en matière de cookies ?

Si vous souhaitez supprimer des cookies ou demander à votre serveur de supprimer ou de refuser des cookies, veuillez consulter les pages d’aide de votre serveur :

Veuillez toutefois noter que, si vous supprimez des cookies ou si vous les refusez, il se pourrait que certaines fonctionnalités du site Internet de MCI ne fonctionnent pas correctement, que vous ne puissiez plus sauvegarder vos préférences et que certaines pages ne s’affichent pas correctement.

Où pouvez-vous trouver plus d’informations sur les cookies ?

Si vous ne souhaitez pas que des informations soient collectées par le biais de cookies, il existe une procédure simple dans la plupart des navigateurs qui vous permet de refuser l’utilisation de cookies. Vous pouvez vous renseigner à ce sujet sur les sites Internet tiers suivants :

3. Objectif de la collecte de données

MCI utilise les données collectées afin de fournir, maintenir, protéger et améliorer la qualité générale de ses services. La collecte de données vise également à protéger MCI et ses utilisateurs. MCI ne collecte aucune donnée dans d’autres buts que celui-ci.
En sus de la création de Profils, MCI utilise vos données aux fins suivantes, auxquelles vous souscrivez :
a) Réservations : les Profils sont sauvegardés dans une base de données en tant que documents de référence à consulter lors de chaque prise de réservation. Lors d’une réservation, MCI crée un code de réservation qui contient l’ensemble des données personnelles ainsi que les informations sur la réservation nécessaires pour répondre à votre demande et respecter les exigences réglementaires de certaines destinations. Pour procéder à des réservations, MCI peut être amenée à transférer des données personnelles à divers fournisseurs tiers de voyages (compagnies aériennes, hôtels, agences de location de véhicules, sociétés proposant des outils de réservation en ligne, prestataires de services de sécurité et systèmes informatisés de réservation) dans votre pays d’origine ou tout autre pays où vous pourriez vous rendre, mais aussi, souvent, à des organismes publics dans le cas de certaines destinations.
b) Regroupement des données de voyage : à la demande d’un Client, MCI ou un tiers peut préparer des rapports d’information récapitulant et analysant les dépenses selon les destinations, selon les fournisseurs de voyage, etc. Ces rapports, susceptibles de contenir certaines des données personnelles du Profil, sont ensuite transmis au Client qui en fait la demande.
c) Respect de la politique de voyage : à la demande d’un Client, MCI peut rendre compte de votre respect de la politique de conformité en matière d’événements, de budget ou de voyage dudit Client et identifier les cas éventuels de violation.
d) Nouveaux produits et services : en vue d’améliorer les services et sur la base des données communiquées à MCI, cette dernière est susceptible de vous adresser d’autres informations en lien avec des événements et/ou des voyages présents ou à venir. Exemple : liste de restaurants à proximité d’un hôtel donné dans la ville de destination ou parkings disponibles à l’aéroport de départ.
e) Promotion et marketing : MCI peut utiliser vos données afin de personnaliser votre expérience sur son site Internet en vous présentant des publicités appropriées afin de vous adresser des messages commerciaux susceptibles de présenter un intérêt pour vous, notamment des informations sur nos services, des études de cas, des opinions de leaders, des livres blancs, des mises à jour de blogs, etc. Par exemple, MCI a recours à des prestataires de services tiers pour présenter des services et des offres adaptés aux préférences et intérêts qui ressortent de votre activité en ligne au fil du temps. MCI peut utiliser vos données à des fins de promotion et de marketing pour ses clients existants ou futurs et/ou des tiers relevant du secteur de MCI. Elle peut utiliser les données afin d’analyser les tendances et ainsi proposer d’autres services à ses Clients, notamment de nouveaux événements ou d’autres services.
f) Données techniques : MCI ou des tiers mandatés par MCI évaluent ces données uniquement à des fins statistiques et uniquement sous une forme anonyme, afin d’optimiser son site Internet et d’accroître la convivialité, l’efficacité et la sécurité de ce dernier. MCI peut notamment utiliser les données techniques pour mesurer le succès de ses campagnes marketing, regrouper des statistiques sur l’utilisation faite de son site Internet et sur les taux de réponse, mais aussi utiliser les données personnelles ainsi regroupées pour calculer le pourcentage d’utilisateurs MCI disposant d’un indicatif téléphonique particulier.
g) Autres finalités : MCI peut utiliser vos données lorsqu’elle le juge nécessaire ou approprié : (a) en vertu des lois applicables, y compris celles en dehors du pays de résidence ; (b) afin de respecter le processus juridique ; (c) afin de répondre à des requêtes émanant de pouvoirs et organismes publics, y compris en dehors de votre pays de résidence ; (d) afin d’appliquer ses conditions ; (e) afin de protéger ses opérations ; (f) afin de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou les biens de MCI, de vous protéger ou de protéger d’autres personnes ; et (g) afin de lui permettre d’exercer les recours dont elle dispose ou de limiter les dommages pouvant être subis par MCI ; (h) afin de vous permettre de postuler à une offre d’emploi de MCI.
MCI vous demandera votre consentement avant d’utiliser les données à des fins autres que celles mentionnées dans la présente Déclaration, sous réserve des lois en vigueur.

4. Durée de conservation des données

Les données générales et personnelles seront conservées par MCI uniquement pendant une durée raisonnable pour répondre à des demandes ou résoudre des problèmes, offrir des services nouveaux ou améliorés et respecter les exigences légales découlant du droit applicable ou répondre aux demandes de Clients dans le cadre d’activités de voyage ou d’événements passés. MCI conservera les données générales et personnelles pendant une durée maximum de cinq ans, sauf prescription légale contraire. Pour les candidats, les données seront conservées pendant une durée maximum de deux ans.
Vous pouvez supprimer votre compte MCI en adressant un e-mail à notre Déléguée à la protection des données : anne.lesca@mci-group.com.

5. Lieu du stockage et contrôleur de la base de données

Les Profils établis par MCI sont stockés dans une base de données centralisée dans le Cloud, sur le site d’un prestataire tiers en Suisse. La finalité et le contenu de la base de données centralisée de MCI sont déterminés par MCI Suisse.

6. Vos obligations

Vous devez garantir que les données fournies par vos soins sont :

Compte tenu du fait que MCI utilise principalement les communications électroniques dans ses échanges avec vous, il vous est notamment demandé de nous notifier toute modification de votre adresse e-mail. Il vous est également possible de mettre à jour vous-même votre Profil.
MCI s’engage à protéger les besoins de confidentialité des enfants et nous encourageons les parents et tuteurs à surveiller leurs activités en ligne. Les ressources numériques de MCI ne sont pas destinées aux enfants de moins de quatorze (14) ans et la société ne collecte pas sciemment des informations provenant d’enfants aux fins de la vente de produits ou services.

7. Transfert et communication de données

7.1 Règles générales

MCI est une société internationale disposant d’agences dans plus de 32 pays d’Europe, d’Amérique, d’Asie, du Moyen-Orient et d’Afrique. Vos données personnelles peuvent de ce fait être transférées vers et en dehors de la Suisse, notamment dans des pays dont les lois en matière de protection des données peuvent différer et être moins strictes que celles de votre pays de résidence. Vous acceptez par la présente que MCI transfère et communique vos données selon les modalités suivantes :
a) Transferts au sein du groupe MCI : les transferts sont effectués au sein de MCI et de ses filiales dans le cadre de leurs activités et/ou services.
b) Transfert à des tiers : MCI travaille avec certains tiers afin d’obtenir des services d’assistance en relation avec les services de voyage, de réunion et d’événement et/ou d’autres services proposés par MCI à ses Clients, notamment des services de réservation d’urgence en ligne, des services de réservation d’hôtel, des demandes de transport terrestre ou la délivrance de billets d’avion, la fourniture de badges et, dans certains cas, les données personnelles seront partagées avec ces tiers afin de poursuivre la mission et les objectifs de MCI. Cette dernière peut également transférer les données personnelles à des tiers à la demande de ses Clients, par exemple à des fins de regroupement de données ou de services de suivi d’urgence. MCI peut transférer vos données à des tiers à des fins de promotion et de marketing, comme indiqué au point 3e) susmentionné. MCI peut également transférer vos données à un tiers en cas de restructuration, de fusion, de vente, de coentreprise, de cession, de transfert ou d’autre acte de disposition de tout ou partie de l’activité, des actifs ou du stock de MCI (y compris dans le cadre de procédures de faillite ou assimilées). Avant tout transfert, les tiers (à l’exception des fournisseurs de voyages et des transferts autorisés au sein de l’UE) doivent signer un accord sur le transfert des données avec MCI, lequel les oblige à respecter les lois applicables en matière de protection des données.
c) Transferts réglementaires : MCI peut être amenée, en vertu de la loi, à transférer des données à des gouvernements et des autorités réglementaires et/ou de surveillance.

7.2. Transfert électronique de données

Si vous vous rendez sur un site Internet de MCI, vos données seront transférées via un réseau librement accessible au public. Les données peuvent de ce fait être transmises au-delà des frontières nationales, même si vous et MCI êtes localisés en Suisse. Il existe ainsi un risque que vos données soient interceptées et lues par des tiers, qui pourraient en déduire une relation d’affaire existante ou à venir entre vous et MCI.
Par ailleurs, vous êtes avisé que les informations que vous transmettez ou que vous autorisez MCI à vous transmettre par un moyen électronique, notamment par e-mail, SMS, via des formulaires de contact, etc. sont généralement dénuées de codage et sont de ce fait ni sécurisées ni confidentielles. Même en cas de transmission protégée par un code, l’expéditeur et le destinataire ne sont protégés par aucun code chacun de leur côté. Les tiers sont ainsi susceptibles d’en déduire une relation d’affaire existante ou à venir entre vous et MCI.
Si vous fournissez à MCI des données personnelles, celles-ci peuvent être transférées par MCI vers des pays dont les lois en matière de protection des données peuvent différer et être moins strictes que celles de votre pays de résidence, comme indiqué plus haut. Vos données personnelles peuvent notamment être transférées vers les États-Unis. Vous êtes par les présentes informé que vos données personnelles peuvent être consultées par des autorités gouvernementales dans les pays concernés (notamment par les autorités américaines).

8. Sécurité et mesures organisationnelles

Afin de garantir la sécurité de vos données sur le site Internet et les systèmes de MCI, cette dernière a mis en œuvre des mesures techniques, contractuelles, administratives, physiques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données personnelles contre tout(e) perte, destruction, accès non autorisé, manipulation et divulgation accidentelle ou illicite. Ces mesures sont développées en continu afin de suivre les progrès technologiques et sont périodiquement réexaminées à l’aune des lois applicables en matière de confidentialité. Toutefois, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données personnelles et déclinons toute responsabilité à cet égard.
Seul le personnel autorisé de MCI, le personnel de sociétés tierces (par ex. de prestataires de services) ou le personnel autorisé de nos Clients (qui se sont contractuellement engagés à préserver la confidentialité de l’ensemble des informations) ont accès à vos données personnelles. Le personnel de MCI qui dispose d’un accès à vos données personnelles est tenu de respecter les réglementations en matière de confidentialité. Quant aux salariés de tiers disposant d’un accès à vos données personnelles, ils ont signé des accords de non-divulgation. Par ailleurs, des accords sur les transferts de données existent avec des sociétés tierces ayant accès à vos données personnelles, et ce afin de garantir la confidentialité desdites données.

9. Vos droits

Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables en matière de protection des données, vous êtes en droit de solliciter un accès à vos données et de demander leur rectification, la limitation de leur traitement, mais aussi de vous opposer audit traitement et de demander la portabilité de vos données dans la mesure applicable. Par ailleurs, vous pouvez introduire une plainte auprès de toute autorité de surveillance.
Dans certaines conditions, vous pourrez également demander le blocage ou la suppression de vos données personnelles conservées par MCI, sauf si cette dernière les conserve à des fins légitimes d’un point de vue juridique ou commercial. Pour plus d’informations, prenez contact avec la Déléguée à la protection des données, à l’adresse électronique susmentionnée.
Pour échanger avec MCI sur des questions ou problèmes concernant sa procédure de traitement des données, prenez contact avec la Déléguée à la protection des données à l’adresse e-mail suivante : anne.lesca@mci-group.com.
MCI vous propose de nombreuses alternatives en ce qui concerne l’utilisation et la divulgation par MCI de vos données personnelles à des fins de marketing. En contactant la Déléguée à la protection des données à l’adresse électronique susmentionnée, vous pourrez vous désabonner afin de ne plus recevoir d’autres messages électroniques commerciaux de MCI et demander que nous ne partagions pas vos données personnelles avec des tiers non apparentés pour servir leurs objectifs marketing. MCI s’efforcera de respecter votre ou vos demandes dans la mesure raisonnablement possible. Veuillez noter que, si vous choisissez de vous désabonner comme indiqué ci-dessus, MCI ne sera pas en mesure de supprimer vos données personnelles des bases de données de tiers non apparentés avec lesquels MCI a déjà échangé vos données personnelles (c’est-à-dire auxquels nous avons déjà fourni vos données personnelles à la date de votre demande de désabonnement). Veuillez également noter que, si vous refusez de recevoir des messages commerciaux de la part de MCI, nous pourrons toujours vous envoyer des messages administratifs importants, auxquels vous ne pourrez vous opposer.

10. Modifications

La présente Déclaration est susceptible d’être révisée et mise à jour périodiquement par MCI afin de respecter les lois applicables en matière de protection et de confidentialité des données. MCI indiquera toute modification de cette déclaration sur son site Internet et, si les modifications sont substantielles, vous en avisera à l’adresse électronique figurant dans votre Profil.

11. Contact

Si vous souhaitez une aide supplémentaire, veuillez contacter notre Déléguée à la protection des données, Anne Lesca, à l’adresse anne.lesca@mci-group.com.

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